Sistem informasi sumber daya manusia (Software HRIS) adalah solusi perangkat lunak yang mengelola basis data karyawan suatu organisasi, mengotomatiskan fungsi terkait SDM, dan memberi karyawan akses layanan mandiri ke prosedur dan kebijakan. Software HRIS Enterprise dapat berupa apa saja mulai dari database karyawan sederhana hingga banyak hal-HR, tergantung pada jenis HRIS yang Anda pilih untuk memenuhi kebutuhan organisasi Anda.
HRIS adalah solusi all-in-one berbasis cloud yang mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mengambil informasi karyawan. Solusi HRIS on-premise juga tersedia dan bertindak sebagai database terpusat untuk manajemen SDM. Tujuannya adalah untuk meringankan tim SDM Anda dari melakukan pekerjaan kasar dan memungkinkan mereka untuk fokus pada manajemen orang yang sebenarnya menciptakan tenaga kerja yang bahagia dan produktif.
Keuntungan Menggunakan Software HRIS
Manfaat HRIS berkisar dari penyederhanaan proses SDM hingga secara langsung mempengaruhi keuntungan perusahaan dengan mengubah cara Anda bekerja. Berikut adalah 9 manfaat utama menggunakan HRIS di organisasi Anda:
1. Merampingkan proses SDM dari satu sistem
Dengan software HRD, tim SDM dapat merekrut, menempatkan, mengelola, dan melibatkan karyawan dari satu solusi terpadu. Sistem manajemen data yang ketinggalan zaman seperti spreadsheet, proses berbasis kertas, atau platform lawas sangat kikuk, sulit digunakan, lambat, dan tidak berkelanjutan seiring pertumbuhan perusahaan Anda. HRIS menggantikannya dengan solusi digital modern yang merampingkan proses dan alur kerja SDM untuk akses dan pemeliharaan yang lebih cepat dan lebih mudah.
Sementara itu, mengelola SDM secara komprehensif menstandarkan prosedur dan menyimpan catatan tenaga kerja Anda yang akurat dan bebas kesalahan. Baik itu manajemen personalia rutin, pelacakan pelamar, atau mengatur waktu istirahat, Anda dapat melakukan semuanya dalam sistem dengan mengklik satu tombol. HRIS memusatkan semua proses SDM dalam organisasi di mana pun kantor Anda berada. Ini tidak hanya menguntungkan tim SDM tetapi juga perusahaan dan karyawan.
2. Mengotomatiskan orientasi karyawan
Bagaimana perusahaan Anda menempatkan karyawan Anda menentukan keseluruhan pengalaman karyawan dan retensi bakat. Dengan fitur orientasi karyawan otomatis, Anda dapat mengaktifkan proses orientasi yang mulus untuk karyawan baru Anda dan mengatur jalur mereka di perusahaan yang menghasilkan kepuasan dan kesuksesan karyawan yang lebih besar. Baik itu mengisi formulir, menandatangani dokumen secara elektronik, membuat daftar periksa orientasi, mengirim kit sambutan, atau menyediakan akses ke portal layanan mandiri, Anda dapat mengotomatiskan semuanya dari HRIS.
Tim SDM dapat mengalihkan fokus mereka untuk terhubung dengan karyawan baru dan membuat mereka merasa betah. Dengan 88% karyawan tidak puas dengan cara mereka bergabung, survei terbaru menemukan bahwa mereka cenderung meninggalkan perusahaan dalam 18 bulan pertama. Dengan menggunakan HRIS, perusahaan dapat memberikan orientasi yang mudah yang memandu karyawan dalam setiap langkah daftar tugas mereka, memberikan kejelasan tentang peran dan tanggung jawab.
3. Mengatur kepatuhan
Software HR terbaik memastikan bahwa perusahaan Anda mematuhi hukum perusahaan, internasional, atau lokal. Anda dapat memperbarui kebijakan secara otomatis untuk mendukung legalitas dan memastikan semua informasi disimpan dengan aman. Dengan HRIS untuk menyimpan dan mengelola semua data karyawan Anda, semua informasi tersedia dengan mudah untuk audit atau masalah hukum apa pun. Anda bahkan dapat memastikan waktu istirahat karyawan Anda sesuai dengan persyaratan nasional, dan dengan mudah menerapkan peraturan terbaru di seluruh organisasi Anda.
4. Mengotomatiskan tugas dan meminimalkan kesalahan
HRIS membantu mengotomatiskan fungsi inti SDM dan menghilangkan tugas sehari-hari yang dangkal dan berulang. Apa yang seharusnya memakan waktu berjam-jam sekarang dapat dilakukan dalam sekejap dengan mengotomatiskan alur kerja umum seperti:
Memposting pekerjaan
Pelacakan pelamar
Skrining kandidat
Memberitahu pemangku kepentingan tentang pembaruan terkait
Mengakses, mengedit, atau menambahkan informasi karyawan
Onboarding dan offboarding
Mengatur waktu istirahat
Persetujuan
Dengan proses terstandarisasi, HRIS tidak memberikan ruang untuk kesalahan atau redundansi dan mendukung karyawan dan profesional SDM di seluruh operasi bisnis memungkinkan mereka melakukan tugas bernilai lebih tinggi.
5. Memberdayakan karyawan
Manfaat HRIS lebih dari sekadar pemberi kerja dan tim SDM. Dengan menyediakan akses ke portal swalayan karyawan, Anda dapat memberdayakan karyawan Anda untuk melakukan lebih banyak hal sendiri tanpa bergantung pada email bolak-balik atau menindaklanjuti persetujuan dengan banyak orang. Misalnya jika menggunakan software absensi, jika karyawan Anda ingin meminta cuti atau mengelola penggantian, yang harus mereka lakukan hanyalah mengakses HRIS dari ponsel atau desktop mereka, dan memasukkan permintaan tersebut.
6. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi
Melalui kemampuan HRIS untuk mendukung berbagai fungsi terkait SDM dalam satu sistem, Anda dapat membantu tim SDM berkembang di tempat kerja dan tidak hanya bertahan dari hari ke hari. Organisasi menghindari kelebihan beban kerja, kelelahan, atau gesekan dengan hanya berpindah ke HRIS alih-alih memiliki beberapa sistem SDM yang terputus atau menggunakan proses berbasis kertas yang kompleks.
Sistem informasi sumber daya manusia modern juga terus memperbarui solusi berdasarkan umpan balik atau perubahan aturan bisnis agar sesuai dengan kebutuhan tim SDM, karyawan, dan pemberi kerja yang terus berkembang dengan produktivitas dan efisiensi di bagian depan dan pusat HRIS mana pun.
7. Meningkatkan kolaborasi dan perencanaan
HRIS memungkinkan perencanaan yang akurat, dan kolaborasi yang lebih baik dengan memungkinkan karyawan menjangkau anggota tim dari mana saja, baik Anda bekerja dari kantor atau remote working. Dengan adanya HRIS, tim dapat dengan mudah bekerja menuju tujuan bersama, dan mendorong sinkronisasi di seluruh proses bisnis. Tim SDM akan menyadari bahwa mereka dapat menyederhanakan pengalaman kerja, memahami ketersediaan bakat internal, dan melacak informasi penting di seluruh dunia.
8. Memberikan wawasan tentang data perusahaan
Keunggulan HRIS tidak hanya berhenti pada efisiensi. HRIS membantu memberikan wawasan analitik ke dalam data organisasi untuk perencanaan tenaga kerja yang lebih baik, pengalaman karyawan, tingkat retensi, akuisisi bakat, tren cuti, dan banyak lagi. Dengan mendapatkan akses ke laporan terperinci, Anda akan dapat memperkirakan dan membuat keputusan yang tepat secara akurat. Pemangku kepentingan di seluruh organisasi dapat memanfaatkan data ini untuk mengawasi proses, mengidentifikasi hambatan pada bisnis, menemukan ruang untuk perbaikan, dan menyempurnakan perencanaan tenaga kerja.
9. Mengurangi biaya
Apakah Anda adalah bisnis kecil atau menengah hingga besar, HRIS bekerja untuk mengurangi biaya secara signifikan dengan menjadi lebih efektif daripada manual, proses overrun atau beberapa sistem yang berbeda. Tidak hanya lebih hemat biaya untuk berinvestasi di HRIS, tetapi juga meningkatkan keuntungan perusahaan Anda dengan meningkatkan kualitas pekerjaan di seluruh operasi. Sistem mengurangi kesalahan, mengotomatiskan tugas yang membosankan, mengurangi risiko, dan mengurangi kemungkinan pelanggaran.
Komentar
Posting Komentar