Cara Mengembangkan Keterampilan Multitasking Anda

Sebagian besar profesional melakukan banyak tugas dalam pekerjaan mereka, seringkali pada saat yang bersamaan, sebuah proses yang disebut multitasking. Kemampuan untuk melakukan banyak tugas adalah keterampilan yang berharga di banyak industri, karena meningkatkan produktivitas dan menghemat waktu. Mempelajari cara mengembangkan kemampuan kerja multitasking dapat membantu Anda mendapatkan posisi yang menguntungkan atau mendapatkan promosi karyawan.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu keterampilan multitasking, membagikan beberapa keterampilan utama yang termasuk dalam kategori ini, menjelaskan cara mengembangkan kemampuan multitasking Anda, mencantumkan beberapa cara Anda dapat menggunakan multitasking dalam pekerjaan Anda, dan menjelaskan cara menyoroti keterampilan ini selama pencarian kerja Anda.

Apa itu keterampilan multitasking?

Multitasking mengacu pada kemampuan untuk mengelola banyak tanggung jawab sekaligus berfokus pada satu tugas sambil melacak yang lain. Di tempat kerja, multitasking sering melibatkan bolak-balik antara tugas berdasarkan kepentingan dan urgensinya. Misalnya, menjawab telepon di area resepsionis yang sibuk sambil menyapa pasien atau menjawab email menunjukkan kemampuan multitasking.

Mengapa keterampilan multitasking itu penting?

Keterampilan multitasking sangat penting karena mereka menciptakan lingkungan kerja yang efisien. Berikut adalah keuntungan dari multitasking:

1. Menghemat waktu

Multitasking membantu Anda manajemen waktu dengan memungkinkan Anda dapat menyelesaikan banyak tugas secara bersamaan. Misalnya, Anda dapat mengetik catatan di dokumen klien saat berbicara dengan mereka melalui telepon. Dalam periode waktu yang lebih singkat itu, Anda menyelesaikan dua tugas pada waktu yang sama alih-alih menyelesaikan masing-masing secara terpisah dan menghabiskan waktu dua kali lebih banyak untuk itu.

2. Menghemat uang

Atasan sering lebih memilih karyawan dengan kemampuan multitasking yang hebat karena mereka dapat mendelegasikan lebih banyak tugas kepada mereka, menghemat biaya yang terkait dengan mempekerjakan orang lain. Menunjukkan seberapa baik Anda melakukan banyak tugas dapat menjadikan Anda kandidat kuat untuk suatu posisi atau membuat Anda memenuhi syarat untuk promosi atau kenaikan gaji dalam pekerjaan yang sudah Anda miliki.

3. Meningkatkan produktivitas

Multitasking dapat meningkatkan produktivitas karena Anda dapat menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Selain itu, karyawan yang mampu melakukan banyak tugas dapat mengatur nada produktif di tempat kerja dan mendorong rekan kerja mereka untuk mencapai lebih banyak.

Cara meningkatkan keterampilan multitasking

Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk membantu Anda meningkatkan keterampilan multitasking Anda:                                     

1. Buat daftar tugas

Buat rencana tindakan dengan membuat daftar tugas harian. Membuat daftar tugas yang jelas setiap hari dapat membantu Anda tetap fokus. Di awal setiap hari kerja, habiskan 10 hingga 15 menit untuk membuat daftar tugas di notepad. Pecah tugas yang lebih besar menjadi langkah yang lebih kecil. Jika Anda mengerjakan proyek atau tugas jangka panjang, Anda dapat membuat daftar tugas yang diperlukan yang lebih mendetail saat memulai proyek. Kemudian, Anda dapat memasukkan tugas-tugas ini ke dalam daftar tugas harian Anda.

2. Prioritaskan tugas Anda

Setelah Anda membuat daftar tugas untuk diselesaikan, atur ulang daftar Anda berdasarkan prioritas tertinggi hingga terendah. Untuk menentukan tugas yang berprioritas tinggi dan tugas yang berprioritas rendah, tempatkan tugas Anda ke dalam kategori berikut:

a. Mendesak dan penting

Ini adalah tugas dengan prioritas tinggi yang mungkin Anda selesaikan terlebih dahulu. Tugas ini mungkin termasuk menjawab pertanyaan pelanggan, menyelesaikan proyek dengan tenggat waktu yang dekat, dan menjalankan tugas mendesak untuk manajer Anda.

b. Tidak mendesak dan penting

Anda biasanya dapat melakukan tugas ini kapan saja di siang hari, tetapi tugas tersebut menambah nilai saat Anda menyelesaikannya. Banyak dari tugas ini melibatkan perencanaan, seperti membangun jaringan dengan perusahaan lain untuk meningkatkan jangkauan bisnis.

c. Mendesak dan tidak penting

Kategori ini untuk tugas dengan kepentingan rendah yang mungkin Anda selesaikan untuk mendapatkan tugas yang lebih penting, seperti memesan penerbangan agar Anda dapat menghadiri konferensi pemasaran. Anda mungkin dapat mendelegasikan tugas-tugas ini kepada anggota tim jika Anda mengawasi proyek atau orang.

3. Kelompokkan tugas serupa

Setelah mengatur dan memprioritaskan tugas Anda, kelompokkan tugas serupa. Multitasking biasanya melibatkan mengerjakan tugas yang serupa, jadi mengelompokkannya dapat meningkatkan efisiensi Anda. Ini juga berarti menggabungkan tugas yang memerlukan tindakan yang sama, seperti mengerjakan kampanye media sosial untuk tiga akun berbeda. Dengan mengerjakan tugas terkait, Anda dapat meningkatkan konsentrasi.

4. Kurangi gangguan

Gangguan dapat mempengaruhi multitasking dengan mengurangi kemampuan Anda untuk fokus. Dengan mengurangi gangguan di tempat kerja, Anda dapat meningkatkan kemampuan Anda untuk melakukan banyak tugas. Cara untuk menghilangkan gangguan meliputi:

1. Menutup pintu kantor Anda saat mengerjakan tugas yang membutuhkan perhatian penuh Anda

2. Pergi ke ruang konferensi yang sepi jika ruang kerja utama Anda terlalu bising

3. Matikan ponsel Anda dan jauhkan dari pandangan

4. Mendengarkan musik jika itu meningkatkan fokus Anda

5. Beristirahat sejenak setiap jam untuk memulihkan tenaga

5. Pantau kemajuan Anda

Pantau secara teratur apa yang Anda capai sepanjang hari untuk memastikan Anda tetap sesuai dengan jadwal. Jika Anda terlambat dari jadwal, Anda mungkin hanya berfokus pada satu tugas alih-alih mencoba berpindah antar tugas. Ini dapat membantu Anda menyelesaikan tugas-tugas penting dengan cepat dan kembali melakukan banyak tugas lainnya. Pertimbangkan untuk menggunakan software berupa aplikasi absensi atau aplikasi hr yang memiliki fitur manajemen tugas untuk membantu Anda tetap fokus pada pekerjaan Anda.

6. Delegasikan tugas, jika perlu

Saat memprioritaskan tugas, Anda mungkin menemukan tugas dengan prioritas lebih rendah untuk diberikan kepada orang lain. Misalnya, Anda dapat membuat postingan media sosial dan mendelegasikan pengeditan dan pengunggahan ke asisten. Jika Anda tidak mengawasi proyek atau orang apapun, Anda dapat meminta manajer untuk membantu Anda mendelegasikan tugas kepada rekan kerja.

Keterampilan multitasking di tempat kerja

Berikut adalah beberapa cara seorang profesional dapat menggunakan keterampilan multitasking mereka dalam pekerjaan sehari-hari:

1. Mengelola beberapa masalah klien sekaligus

2. Mendukung beberapa proyek departemen

3. Menulis posting blog untuk blog perusahaan yang debut pada hari yang berbeda

4. Merencanakan pengaturan perjalanan untuk beberapa konferensi industri

5. Membantu banyak kolega dengan masalah teknis